Proceso de Evaluación

Antes de la visita

La máxima autoridad de la IES, envía oficio de solicitud de evaluación al Coordinador General de los CIEES.
El Coordinador General de los CIEES, da respuesta de aceptación y turna copia a las Vocalías involucradas.
El Vocal del Comité recibe del Coordinador General de los CIEES la solicitud de evaluación.
La Vocalía remite a la IES la Metodología de evaluación, la Tabla guía de autoevaluación y los formatos de información obligatoria.
Los directivos de la IES reciben la Metodología, la Tabla guía de autoevaluación y los formatos de información obligatoria e inician el llenado de los documentos y la integración de las carpetas de medios de verificación.
Durante la elaboración de la autoevaluación, la IES puede comunicarse por correo electrónico, Chat, y teléfono con la vocalía para aclarar dudas y recibir asesoría. Existe la posibilidad de que los CIEES impartan un seminario – taller de autoevaluación para el llenado de los formatos, este se solicitará directamente a la coordinación general.
Una vez terminada la autoevaluación, los directivos de la IES envían a la Coordinación General de los CIEES, el CD ROM de la(s) autoevaluación(es) integrada(s).
La Coordinación General, recibe las autoevaluaciones y turna oficio para su registro en el Sistema de Control de Proyectos de los CIEES y turna la(s) autoevaluación(es) a la(s) vocalía(s) correspondiente(s).
La Vocalía procede a la revisión de la autoevaluación para determinar si se realizó en los términos que se establece en la metodología. Se envía un oficio a la Coordinación General de CIEES con copia para las IES en donde se indica si la autoevaluación es aceptada. En el caso de no ser aceptada, este oficio debe indicar las modificaciones que se deben realizar.
Una vez aceptada la autoevaluación, la vocalía acuerda con la IES la fecha de visita de evaluación in situ que se realizará en el siguiente bimestre. La vocalía envía a la IES el oficio de requerimientos para la visita de evaluación
La IES envía por correo electrónico la aceptación de los requisitos para llevar a cabo la visita de evaluación.
La Vocalía designa a los evaluadores, evaluadores analistas y representante del comité que realizarán la visita de evaluación.
Se les envía a los evaluadores, por correo electrónico, la autoevaluación para iniciar el análisis previo de la información. Este envío se realiza cuando menos tres semanas antes de la fecha de visita.
Los evaluadores realizan su análisis previo y lo intercambian por correo electrónico entre ellos, turnando copia a la vocalía.
La vocalía envía la agenda de trabajo a la IES y los itinerarios para el traslado de los evaluadores.
Dos semanas antes de la visita, la IES acepta la agenda de trabajo y envía las claves para recoger los boletos de avión para el traslado, o si la ruta es terrestre, indica la forma de llevarse a cabo este.
La IES envía a la vocalía, datos del hotel y claves para su estancia.
La vocalía envía a los evaluadores, una semana antes de la vista, datos del hotel e itinerarios de vuelo junto con la agenda de trabajo para la visita de evaluación.

Durante la visita.

El primer día, los evaluadores se hospedarán en el hotel establecido en la sede y tendrán una reunión de trabajo. En la reunión de trabajo del primer día, comentarán la información que intercambiaron por correo electrónico y acordarán los puntos clave a tratar durante las entrevistas.
El segundo día, serán trasladados a la sede, en donde se presentarán con las autoridades de la IES.
Las actividades a realizar durante el segundo día son:
• Entrevista con alumnos
• Entrevista con profesores
• Entrevista con egresados
• Reunión con el responsable del programa educativo.
• Recorrido por las instalaciones.
• Revisión de las carpetas de medios de verificación.
Durante el tercer día las actividades serán las siguientes:
• Entrevista con empleadores
• Continúa la revisión de las carpetas de medios de verificación.
• Se inicia el llenado de la tabla de evaluación.
• Se redacta el informe de impresiones preliminares de la evaluación
• Se da lectura al informe preliminar.
• Traslado de los evaluadores al aeropuerto y regreso a sus ciudades de origen.
Estas actividades se realizan en distinto orden, de acuerdo a las necesidades de la IES, por ejemplo el recorrido por las instalaciones se puede modificar de horario, por ejemplo, si la región en donde se ubica la sede, tiene un clima caluroso.

Después de la visita.

El evaluador envía por correo electrónico, sus comentarios y recomendaciones del programa evaluado para que las integre el evaluador analista, procurando enviar copia a la vocalía. Esto debe realizarse durante los primeros cinco días inmediatos posteriores a la visita. El evaluador analista, integra las observaciones y redacta el informe final de evaluación.
Antes de 10 días, el evaluador analista, envía el informe al evaluador, para su visto bueno, o en su caso, corrección del mismo, turnando copia a la vocalía.
Diez días después de la vista, los evaluadores, puestos de acuerdo, envían el informe de evaluación, en su versión final a la vocalía.
La vocalía procede a la revisión del informe, verificando principalmente que las recomendaciones emitidas al programa, tengan sustento en los indicadores de la metodología CIEES.
Si el informe es claro y estrictamente se apega a la metodología de evaluación, se turna a corrección de estilo de los CIEES para afinar los últimos detalles. En caso contrario, la vocalía pedirá a los evaluadores, aclaren las situaciones que no correspondan a la metodología y corrijan los aspectos necesarios. Tendrán un tiempo máximo de 5 días más para hacer las adecuaciones pertinentes.
Corrección de estilo regresa el informe a la vocalía con las adecuaciones pertinentes. La vocalía envía el informe final al área de estadística e informática de los CIEES para su almacenamiento y reproducción. Informática entrega a la vocalía los ejemplares impresos del informe final. La vocalía envía a las autoridades el informe final de evaluación.
Cuando se solicita la evaluación, la IES tiene un semestre para entregar los formatos debidamente descritos. La visita se realiza, a partir de la aceptación de la autoevaluación, en el siguiente bimestre y el informe final se entregará dos meses después de la visita de evaluación.

El tiempo estimado del proceso de evaluación corresponde entonces a:
Actividad (meses)
1. Autoevaluación (6)
2. Visita de evaluación (2)
3. Informe final (2)
Tiempo estimado (10)

Se tiene registro de un tiempo mínimo de tres meses en dicho proceso, teniendo los siguientes tiempos:
Actividad (meses)
1. Autoevaluación (1)
2. Visita de evaluación (1)
3. Informe final (1)
Tiempo estimado (3)

En conclusión, el tiempo total del proceso, depende en gran medida del tiempo que la IES tarda en elaborar su autoevaluación.